Kari og regnearket: hva hun spurte om før hun skrev

Kari var kommunikasjonsmedarbeider i en mellomstor kommune da hun begynte på kurset i begynnelsen av høsten. Hun hadde med seg et regneark over henvendelser til kommunens servicetorg, fordelt på måneder, og en overskrift hun allerede var fornøyd med: henvendelsene hadde økt kraftig. Hun trengte bare noen tall som underbygget den.

Jeg møter ofte dette på kurset, og det er ikke en dårlig vane som kommer av uvilje. Overskriften kommer først fordi den føles som å ha forstått noe. Kari hadde sett en kurve som gikk oppover og trukket en slutning, uten å ha spurt hva kurven egentlig målte.

Min jobb som instruktør var ikke å si at hun tok feil. Jeg ba henne i stedet legge overskriften til side og skrive ned, med egne ord, hva en rad i regnearket var. Det tok henne lengre tid enn hun hadde regnet med.

Modulen Fra tall til nyhet starter med nettopp dette. Før du leser et tall, finner du ut hva som er telt, av hvem og til hvilket formål. Kari oppdaget at hver rad ikke var én henvendelse, men én registrering, og at samme sak kunne gi flere registreringer når innbyggeren ringte, sendte e-post og så møtte opp.

Hun fant også en kolonne hun ikke hadde lagt merke til, med et felt for kanal. I løpet av året hadde kommunen fått et nytt skjema på nett, og det ga en egen registrering for hver innsending. Det betydde at tallene for de første månedene og de siste ikke var talt på samme måte.

Dette er typisk. Et datasett er sjelden et nøytralt speil av virkeligheten. Det er et produkt av rutiner, systemer og valg som noen tok for lenge siden, og ofte uten tanke på at tallene senere skulle leses av andre.

• Hva representerer én rad i tabellen?
• Hvem registrerte tallene, og med hvilket verktøy?
• Er definisjonen den samme gjennom hele perioden?

Når Kari justerte for dobbeltregistreringene, så økningen annerledes ut. Den var der fortsatt, men mye mindre enn kurven først antydet. En del av veksten kunne forklares av at innbyggerne nå hadde en enklere vei inn, ikke av at flere hadde problemer med kommunale tjenester.

Det var et ubehagelig øyeblikk for henne. Hun hadde allerede nevnt overskriften for lederen sin. Jeg sa det jeg pleier å si: det er langt bedre å oppdage dette ved skrivebordet enn etter publisering, og det er dette øvelsen er ment å gi deg.

Vi gikk gjennom hvilke påstander tallene faktisk bar. De bar at antall registreringer hadde økt. De bar ikke at behovet for hjelp hadde økt, og de bar heller ikke at servicetorget var presset. Forskjellen mellom disse tre setningene er hele poenget med modulen.

Ett av kravene i øvelsene er at deltakerne skriver ned spørsmålene og svarene underveis, i et eget dokument ved siden av dataene. Kari syntes først at det var tungvint. Etter et par uker brukte hun notatene som grunnlag for en intern forklaring om hvordan tallene var laget.

Slike notater gjør at en annen kan følge samme spor og komme til samme resultat. Etterprøvbarhet er ikke et fint ord for oss. Det er en arbeidsmåte der du aldri ber leseren stole på deg, men viser hva du gjorde, steg for steg.

Hun lærte også å skille mellom det hun visste, det hun antok og det hun ennå ikke hadde undersøkt. Tre kolonner i notatet, ingenting mer avansert enn det. Men det gjorde at hun så hvor tynt grunnlaget var på enkelte punkter.

• Skriv hva du vet, hva du antar og hva du ikke har sjekket
• Ta vare på hver endring du gjør i datasettet
• Merk kilden til hvert tall du bruker

Den nye teksten fikk en annen tittel, mer nøktern og mindre slagkraftig: antall registrerte henvendelser har økt, men registreringsmåten er endret i perioden. Kari forklarte kort hvordan tellingen fungerer, nevnte usikkerheten og lot være å gi en årsak hun ikke kunne vise.

Jeg tror ikke teksten ble svakere. Den ble mer troverdig, og den tålte spørsmålene som kom fra kollegene. En av dem spurte nettopp om dobbeltregistreringer, og Kari kunne svare uten å lete.

Det er ikke alltid slik at nøkternhet gir færre lesere. Men den gir leserne noe de kan stole på, og den sparer skribenten for rettelser som kommer i etterkant.

Kari var ikke uvitende. Hun var en dyktig skribent som hadde lært å trekke slutninger raskt, slik mange som arbeider med tekst gjør. Det hun manglet, var en rutine som bremset henne akkurat lenge nok til å stille de første spørsmålene.

Som instruktør innen statistikk og diagrammer ser jeg at de fleste feil i tallformidling oppstår før diagrammet tegnes, ikke i selve tegningen. De oppstår i øyeblikket da noen bestemmer hva tallene skal bety.

Derfor begynner kurset der det gjør. Du får ikke verktøy før du har lært å lese det du har foran deg, og det er gjerne et regneark som ser mer ferdig ut enn det er.